プライバシーポリシー

1. この決まりの立ち位置（だれが決めているか）

本サービスは、お店・会社（雇い主）からの委託を受けて、従業員の方の情報をお預かりし、 雇用契約書を作るために処理します。情報を「何のために使うか」を決めているのはお店であり、 当方はお店の指示の範囲でしか取り扱いません（個人情報の保護に関する法律のいう「委託」にあたります）。

従業員の方が、ご自分の情報について知りたい・直してほしいときは、まずお勤め先のお店にお伝えください。 お店から当方へご連絡いただければ、お店の指示にしたがって対応します。

2. お預かりするもの

従業員の方について

• お名前、ふりがな、生年月日、ご住所
• メールアドレス（ケイヤクに入力する欄はありません。ほかのアプリが共通の従業員台帳に入れたものが あるときに、そこから届きます。4-2.をご覧ください）
• 労働条件（雇用形態、契約の期間、就業場所、仕事の内容、勤務時間、休日、休暇、賃金と手当、社会保険の加入、退職に関する事項など、契約書に書く内容）
• 退職日（従業員の記録は消さず、退職として残します。契約の履歴が消えてしまうためです）

管理者（お店の方）について

• お名前、メールアドレス
• LINEのユーザーIDと表示名（ログインと、CARAVANの会員資格の確認のため）

そのほか

• 操作の記録（いつ・誰が・何をしたか）
• 会社・お店の情報（正式名称、代表者名、所在地、事業所、就業規則の有無、相談窓口）

次のものは預かりません。

• マイナンバー（個人番号）。本サービスでは扱いません。入力する欄もありません （雇用契約書に必要のない情報で、特定個人情報として別に重い管理が必要になるためです）
• 従業員の方の電話番号。入力する欄もありません
• 銀行口座、クレジットカードの情報
• 健康・信条・病歴などの、とくに配慮が必要な情報

入力のお願いのリンクは、お店からご本人へ直接お渡しいただきます。 当方から従業員の方へ連絡することはありません （お知らせのメールは、お店の管理者へお届けするものだけです）。

3. 何に使うか

• 労働条件通知書 兼 雇用契約書を作り、法令の要件に足りない点をお知らせし、印刷できる形にすること
• 期限のお知らせ（契約の終わりが近いこと、有期契約の通算が5年に近いこと、最低賃金が変わったこと）を、 お店の管理者へメールでお届けすること
• 不具合の調査と、不正な利用を防ぐこと

広告には使いません。第三者への販売もしません。人工知能の学習にも使いません。

4. 誰が見られるか

契約書の中身（従業員の方のお名前・ご住所・賃金など）を見られるのは、同じお店の管理者だけです。 ほかのお店からは見えません。

運営（当方）も、契約書の中身は画面で見られない作りにしています。 運営の画面に出るのは、お店の名前・従業員の人数・契約の件数・最後に発行した日といった「数と日付」だけです。 操作の記録も、運営の画面では「氏名を変えた」までを表示し、変えた後の氏名そのものは伏せています。 不具合の調査などでどうしても中身を見る必要が生じたときは、お店にご連絡し、同意をいただいてから確認します。

このほか、サービスを動かすために「外部送信について」に挙げた事業者へ送信されます。

4-2. ほかのアプリと従業員台帳を共有しています

従業員の方の情報は、当方が運営する4つのアプリ（ケイヤク・シフト・キンタイ・サイン）で 共通の従業員台帳に置いています。お店の管理者がケイヤクにログインすると、 自動でこの従業員台帳につながります。共有を始める・止めるという操作はなく、 オン・オフの設定もありません（お店の画面に切り替えの設定はありません）。

ケイヤクで従業員の方を登録・訂正すると、その内容は従業員台帳にも入ります。 ほかのアプリで登録された方も、下の表の範囲でケイヤクから見えます。

この従業員台帳はCARAVANの会員ごとに分かれています。共通になるのは 同じ会員がお使いのアプリのあいだだけで、ほかの会員のお店からは見えません。

見える範囲は、アプリごとに違います。すべてのアプリに同じものが渡るわけではありません。

これらはいずれも同じ運営者（当方）が運営するアプリどうしのやり取りで、 ほかの会社へ提供するものではありません。お店からの委託を受けている範囲での取扱いです。

打刻用の暗証番号や端末の記録は、従業員台帳には入りません。

アプリごとに共有を個別に止めることはできません。 お取りやめのご相談はinfo@caravanbase.jpへご連絡ください。

5. 保管する場所と期間

データはCloudflare社の設備に保管されます（日本を含む世界各地。くわしくは「外部送信について」）。

控え（バックアップ）について。万一に備えて、毎朝データの控えを取り、運営者の管理する パソコンと、運営者のGoogleドライブ（Google LLC・米国）に保管しています。控えは30日で消しています。 控えにも従業員の方のお名前・生年月日・ご住所が含まれます。これらは当方が個人データの取扱いの委託を受けている 範囲での保管であり、第三者に提供するものではありません。

労働者名簿・賃金台帳・雇用契約書などの労働関係の書類は、お店（使用者）の側に保存する義務があります （労働基準法109条。5年間、当分の間は3年間）。このため、お店がお使いのあいだ、当方から記録を消すことはしません。 発行した契約書は、あとから書き換えられない形（発行時のまま固定）で保管します。

ご利用が終わったときの扱いは、次の6.のとおりです。

6. ご利用が終わるときの扱い

CARAVANの会員資格が確認できなくなると、次の順に進みます。

1. お知らせ：お店の管理者へメールでお知らせします
2. ご自分で書き出せます：台帳のCSVと、発行したすべての契約書の印刷ページへのリンクを 1つの画面にまとめてあります。運営に依頼する必要はありません
3. 30日間の猶予：これまでの記録はご覧いただけます。新しく作る・発行することはできません
4. 停止：30日を過ぎると画面が閉じます。書き出しだけは、そのあとも続けてできます （保存の義務を果たす手段を取り上げないためです）
5. 90日後に削除：停止から90日を過ぎたものを、運営が確認したうえで削除します。 削除すると元に戻せません

会員資格が確認できるようになれば、どの段階からでもそのまま元どおりお使いいただけます。

「いま全部消してほしい」というご希望は、下の窓口へご連絡ください。書き出しをお済ませいただいたことを確認したうえで、 運営が削除します。

7. 安全のためにしていること

• 通信はすべて暗号化しています（HTTPS）
• お店ごとにデータを分けており、ほかのお店からは読めません
• 本人入力のリンクは1回限り・期限つきで、そのリンクから見えるのはお店の名前とご本人のお名前だけです
• 操作の記録を残しています
• 毎朝、データの控えを取り、件数を突き合わせてから採用しています
• 発行した契約書は書き換えられません（間違いは打ち消して作り直します）

8. 漏えいなどが起きたとき

個人データの漏えい・滅失・毀損が起きたとき、またはそのおそれがあるときは、速やかに事実を調べ、 お店へご連絡します。報告の義務はお店（個人情報取扱事業者）にありますが、 当方は委託を受けた立場として、お店が個人情報保護委員会へ報告し、ご本人へお知らせできるように、 必要な情報を速やかにお渡しします。お店に代わって当方が報告することもできます。

9. お問い合わせ

開示・訂正・利用停止のご請求、そのほかのお問い合わせは、下の窓口へご連絡ください。 従業員の方からのご請求は、お店からの委託を受けて取り扱っている関係で、内容によってはお店へおつなぎします。